Journée famille en entreprise : la liste de l’office manager

Qui fait quoi entre vous et le prestataire ?

Vous gardez le lieu, les inscriptions et le programme des adultes ; nous apportons l’équipe, le programme des enfants et le matériel. C’est la situation la plus fréquente : le lieu est réservé, le traiteur choisi, le programme des adultes écrit, et il ne manque que les enfants. Nous arrivons alors avec l’équipe, le programme et le matériel, et nous nous insérons dans votre organisation.

Si vous en êtes plus en amont, parce que vous savez qu’il y aura des enfants sans savoir quoi leur proposer ou que vous partez d’une page blanche, notre périmètre s’élargit. Les décisions à prendre dans ce cas sont dans les questions à trancher avant de choisir une date.

Quel espace réserver aux enfants ?

Un espace à eux, à l’écart du flux des adultes, que nous organisons par tranches d’âge. Votre rôle est de le désigner : une salle ou une zone qui ne sert pas de passage aux adultes. Nous l’aménageons, avec les protections de sol et de mobilier.

Cet espace n’est pas forcément dans vos bureaux. Une journée famille se tient aussi dans un lieu loué, en région, le week-end, ou pendant un séminaire auquel les familles se joignent. Ce qui change alors, c’est le repérage et la logistique, pas le programme des enfants.

La formule change ce que vous devez prévoir. En formule partielle, les enfants restent dans leur espace sur une partie de la journée : il doit pouvoir les accueillir tous, avec leurs activités. En formule intégrale, les familles circulent entre des pôles ouverts (espace petite enfance, ateliers créatifs, fresque collective, jeux coopératifs, temps fort commun, pôle photo) : il faut de la place pour les disposer, et c’est la formule qui permet de recevoir plus de deux cents participants.

Le référent valide l’espace avec vous lors du repérage. Montrez-lui aussi les accès et les zones qui doivent rester fermées aux enfants.

Quelles informations recueillir à l’inscription ?

Le prénom, l’âge et les allergies de chaque enfant : c’est la liste que reçoit notre référent avant l’événement. Les prénoms et les âges servent à composer les groupes par tranche d’âge ; les allergies, à adapter les ateliers culinaires.

Le plus simple est de demander ces informations dans le formulaire d’inscription envoyé aux salariés, avec le nom du parent collaborateur. Vous n’aurez pas à reconstituer la liste au dernier moment.

Nous prenons les enfants en charge à partir de 3 ans. Les moins de 3 ans sont les bienvenus, accompagnés d’un parent : faites-les figurer sur la liste comme les autres, puisqu’ils comptent dans l’aménagement de l’espace petite enfance.

Si des photos ou des vidéos de la journée seront diffusées, par exemple sur l’intranet, le même formulaire peut recueillir l’autorisation des parents. Le site officiel service-public.gouv.fr indique que, lorsque l’image d’un mineur est diffusée par un tiers, l’autorisation des parents doit être obtenue par écrit, sans exception, et que pour un groupe d’enfants il faut celle des parents de chaque enfant (fiche vérifiée le 6 mai 2022, consultée le 22 septembre 2026). Ce que vous pourrez raconter ensuite est détaillé dans la communication interne autour d’un événement famille.

Comment caler les horaires des enfants sur ceux des adultes ?

En partant du programme des adultes : celui des enfants s’y insère. Donnez au référent le déroulé complet de la journée ; nous construisons le rythme des enfants dessus, avec des temps forts et des temps calmes.

En formule partielle, deux moments sont à fixer et à annoncer aux parents dès l’invitation : celui où ils confient leurs enfants, et celui où ils les retrouvent. En formule intégrale, les familles circulent à leur rythme ; annoncez simplement l’heure du temps fort commun.

Pensez aussi à l’installation et au rangement : ils s’ajoutent aux horaires des enfants dans la réservation de la salle.

Faut-il prévoir un plan B ?

Oui, et il se prépare au repérage, pas le matin même. C’est le référent qui s’en charge. En extérieur, la météo décide : une solution de repli est prévue avant le jour J.

De votre côté, signalez-lui les salles qui pourraient servir de repli et les contraintes du bâtiment, comme les horaires d’accès ou les autres réservations prévues le même jour.

Qui range, et dans quel état retrouvez-vous vos locaux ?

Nous rangeons, et le lieu est rendu en état. Tout le matériel vient de nous : fournitures, protections de sol et de mobilier, rangement. Vous n’avez rien à acheter pour les ateliers, ni de cartons à gérer après le départ des familles. Le référent reste jusqu’au dernier carton rangé.

Combien d’interlocuteurs aurez-vous ?

Un seul : notre référent, du premier échange au dernier carton rangé. Il fait le repérage, reçoit la liste des prénoms et des allergies, prépare le plan B et se tient sur place le jour J.

Si le programme appelle des intervenants (artistes, spectacles, maquillage, magie, photographe), nous les sourçons, les contractualisons et les coordonnons : vous n’avez affaire qu’à nous. Un photographe, avec une galerie privée remise ensuite aux familles, peut être prévu de cette façon. De votre côté aussi, mieux vaut qu’une seule personne tienne la liste et les décisions ; le jour J, donnez au référent un numéro où la joindre.

La liste en un coup d’œil

Point	Ce que vous faites	Ce que nous faisons
Lieu	Le réserver, en donner les accès : vos bureaux, un lieu loué, la région, un séminaire	Le repérer avec vous
Espace des enfants	Désigner une salle ou une zone à l’écart des adultes	L’organiser par tranches d’âge, poser les protections
Inscriptions	Recueillir prénoms, âges et allergies, et les autorisations écrites si des images sont diffusées	Composer les groupes, adapter les ateliers culinaires
Horaires	Transmettre le déroulé des adultes, annoncer les horaires aux parents	Construire le rythme des enfants dessus
Plan B	Signaler les salles de repli possibles	Préparer la solution de repli dès le repérage
Matériel et rangement	Rien à prévoir	Fournir tout le matériel, ranger, rendre le lieu en état
Interlocuteur	Une personne de référence chez vous	Un référent unique, présent le jour J

Pour les formules, les ateliers et ce qui est compris à chaque fois, voyez notre journée parent-enfant.