Organiser une journée parent‑enfant : les questions à trancher avant de choisir une date

Formule intégrale ou partielle : laquelle choisir ?

Tout dépend de la place des parents : vivent-ils la journée avec leurs enfants, ou continuent-ils de profiter de l’événement pendant que nous prenons les enfants en charge ? C’est la première décision, parce qu’elle change l’encadrement, l’espace et l’effectif possible.

En formule intégrale, parents et enfants vivent la journée ensemble. Nous animons des pôles ouverts entre lesquels les familles circulent à leur rythme : espace petite enfance, ateliers créatifs, fresque collective, jeux coopératifs, temps fort commun, pôle photo.

En formule partielle, les enfants nous sont confiés dans leur espace sur une partie de la journée, pendant que les parents continuent de profiter de l’événement. Tout le monde se retrouve aux moments prévus.

	Formule intégrale	Formule partielle
Les parents	Vivent la journée avec leurs enfants	Profitent de l’événement pendant que les enfants sont dans leur espace
Ce que vivent les enfants	Des pôles ouverts, entre lesquels les familles circulent	Un programme par tranche d’âge, avec des temps forts et des temps calmes
L’encadrement	Celui de l’animation	Continu, dimensionné sur les âges
Ce qu’elle permet	Servir un large effectif	Laisser aux parents des temps entre adultes

Un repère simple : si votre programme prévoit des moments réservés aux adultes, la formule partielle les leur laisse ; si la journée est pensée comme un moment en famille du début à la fin, la formule intégrale y répond.

Demi-journée ou journée entière ?

Les deux sont possibles ; la durée change surtout le rythme à tenir. Nous construisons le programme sur la durée retenue, en alternant temps forts et temps calmes, pour que les enfants tiennent jusqu’au bout.

Choisissez la durée d’après le programme des adultes : c’est lui qui fixe le moment où les familles arrivent et celui où elles repartent. Si elle n’est pas encore arrêtée, notre formulaire de demande accepte la réponse « pas encore défini ».

Combien d’enfants faut-il prévoir ?

Comptez les enfants attendus, même approximativement : c’est ce nombre, avec les âges, qui sert à construire le programme et à dimensionner l’équipe. Nous accueillons d’une dizaine d’enfants à plus de deux cents participants selon la formule. La formule intégrale permet de servir un large effectif ; la formule partielle demande un encadrement continu. Aucun seuil ne vous oblige à réduire la liste des familles invitées.

Pour l’estimer, le plus simple est de sonder les salariés tôt, en leur demandant combien d’enfants viendront et de quel âge, plutôt qu’une simple intention de venir.

Le nombre d’adultes nécessaires pour encadrer un groupe d’enfants est une question à part : nous la traitons dans combien d’animateurs pour combien d’enfants.

Quels âges, et qu’est-ce que cela change ?

Les âges décident de l’organisation de l’espace, du choix des ateliers et de la composition de l’équipe. L’espace des enfants est organisé par tranches d’âge, et l’équipe est dimensionnée sur les âges présents. En formule intégrale, un espace petite enfance accueille les plus jeunes.

Nous prenons les enfants en charge à partir de 3 ans. Les moins de 3 ans sont les bienvenus, accompagnés d’un parent : recensez-les quand même, parce qu’ils comptent dans l’aménagement de l’espace petite enfance.

Les ateliers se répartissent eux aussi selon les âges présents, entre six familles : créatif (arts plastiques, fresque collective, modelage, bande dessinée), scientifique (expériences, construction, initiation au code), expression (théâtre, radio, tournage d’un court-métrage), culinaire, sportif, et découverte des métiers. Cette dernière change la nature de la journée : nous l’expliquons dans la journée découverte des métiers.

Dans vos locaux ou dans un autre lieu ?

Les deux sont possibles ; le lieu fixe surtout l’espace réservé aux enfants et, en extérieur, la solution de repli. Les enfants ont un espace à eux, à l’écart du flux des adultes. Le programme tient compte des contraintes du lieu, que notre référent relève au repérage.

Une journée famille se tient aussi bien dans vos bureaux que dans un lieu loué, en région, ou pendant un séminaire auquel les familles se joignent. Ce qui change alors, c’est le repérage et la logistique, pas le programme des enfants.

En extérieur, la météo décide : une solution de repli est prévue dès le repérage. Et si vous retenez la découverte des métiers, la journée doit se tenir là où travaillent les parents, puisque les enfants visitent leur poste.

Où que ce soit, nous apportons les protections de sol et de mobilier, et le lieu est rendu en état.

À quelle période organiser un family day ?

Toute l’année, avec des pics au printemps, en juin, à la rentrée et en décembre. Sur ces périodes, prévenez-nous tôt : les demandes s’y concentrent.

Le jour de la semaine compte aussi. Beaucoup de journées famille se tiennent le week-end, pour que les familles viennent sans poser de congé ; nous intervenons ces jours-là.

En décembre, si vous cherchez plutôt une fête de Noël pour les enfants des collaborateurs, l’arbre de Noël est un autre format, avec son propre calendrier : il se réserve au moins trois semaines à l’avance. Les étapes sont dans le rétroplanning d’un arbre de Noël.

Que confier à un prestataire, et que garder ?

Cela dépend de votre avancement : nous pouvons tenir l’espace enfants d’une journée déjà organisée, construire le programme des enfants, ou prendre en charge la conception de toute la journée.

• Tout est organisé, sauf les enfants. Le lieu est réservé, le traiteur choisi, le programme des adultes écrit. Nous arrivons avec l’équipe, le programme et le matériel, et nous nous insérons dans votre organisation. C’est la situation la plus fréquente.
• Vous savez qu’il y aura des enfants, sans savoir quoi leur proposer. Nous construisons le programme à partir de leur nombre, de leurs âges et des contraintes du lieu, puis nous l’opérons.
• Vous partez d’une page blanche. Nous prenons aussi la conception de l’événement, le choix des intervenants et la coordination générale.

Dans les trois cas, un référent unique vous suit du premier échange au dernier carton rangé. Si vous voulez garder des images de la journée, un photographe et une galerie privée remise aux familles peuvent s’ajouter. Ce qu’il reste à préparer de votre côté est détaillé dans la liste de l’office manager.

Qui valide la journée en interne ?

Selon les entreprises, les ressources humaines, la communication interne, le CSE ou la direction générale. Mieux vaut savoir tôt qui tranche, parce que le circuit n’est pas le même. Un élu de CSE a besoin d’une proposition chiffrée et complète, prête à présenter en commission ; dans une petite structure, la direction décide seule, et une conversation suffit.

La demande passe aussi, parfois, par une agence événementielle chargée de toute la journée. Nous travaillons alors avec elle, sur le périmètre des enfants, sans que l’entreprise ait un interlocuteur de plus à suivre.

Les six décisions en un coup d’œil

Décision	Les options	Ce qu’elle change
Formule	Intégrale ou partielle	L’encadrement, l’espace, l’effectif possible
Durée	Demi-journée ou journée entière	Le rythme du programme
Nombre d’enfants	D’une dizaine d’enfants à plus de deux cents participants, selon la formule	Le programme et l’équipe
Âges	Ceux des enfants inscrits, à partir de 3 ans, les plus jeunes accompagnés d’un parent	Les tranches d’âge, les ateliers, l’équipe
Lieu	Vos locaux, un lieu loué, la région, un séminaire, en intérieur ou en extérieur	L’espace des enfants, la solution de repli
Saison	Toute l’année, en semaine ou le week-end	Prévenir tôt au printemps, en juin, à la rentrée et en décembre

Pour les ateliers, les deux formules en détail et ce qui est compris à chaque fois, voyez notre journée parent-enfant.