Organiser un arbre de Noël en entreprise : le rétroplanning

Quand réserver un arbre de Noël d’entreprise ?

Trois semaines avant la date si vous voulez le courrier au père Noël, et de préférence entre juin et octobre. Ce délai vient du courrier : chaque enfant écrit au père Noël, et le père Noël lui répond avant la fête. Cet échange demande trois semaines, il ne se compresse pas.

Si vous renoncez au courrier, ce délai tombe. Une date plus proche s’étudie alors au cas par cas : indiquez-nous la date, le lieu et le nombre d’enfants, et nous vous dirons ce qui reste possible.

Quand la décision passe par le CSE, elle se prend en réunion : mieux vaut disposer tôt d’une proposition chiffrée et complète, prête à présenter en commission. Le cadre qui s’applique au comité est détaillé dans notre article sur l’arbre de Noël du CSE et les activités sociales et culturelles.

Quelles décisions prendre avant de réserver ?

Quatre points sont à trancher : la date et la salle, le nombre d’enfants, le format et les options.

• La date et la salle. L’arbre de Noël se tient dans vos locaux. L’entreprise fournit une salle ; nous apportons l’équipe, le père Noël, le matériel, les cadeaux symboliques et les protections.
• Le nombre d’enfants et leurs âges. Il n’y a pas de seuil affiché : l’équipe et le déroulé sont dimensionnés sur le nombre d’enfants, sur leurs âges et sur le format retenu, et chaque groupe d’âge a son encadrement.
• Le format. Il s’adapte à votre besoin, du simple passage du père Noël au format complet avec le courrier, les ateliers et les cadeaux. Le format court garde le père Noël, son arrivée, la distribution nominative, le cadeau symbolique et les photos, sans ateliers ni courrier.
• Les options. Un atelier supplémentaire, une prolongation, un conteur, un spectacle, une arrivée du père Noël mise en scène, un photographe avec une galerie privée remise aux familles, des cadeaux personnalisés, un goûter, un décor.

Ce qui fait varier le coût est détaillé dans quel budget prévoir pour un arbre de Noël de CSE.

Que se passe-t-il à J‑21 ?

Vingt-et-un jours avant la fête, l’entreprise reçoit le kit de courrier. Il contient du papier à lettres, des enveloppes et un mode d’emploi. Les enfants écrivent au père Noël, chez eux ou au bureau, et les lettres nous reviennent.

C’est à ce moment que la fête commence pour les familles : l’enfant sait qu’il a écrit, et qu’une réponse arrive.

Que fait le père Noël des lettres reçues ?

Une semaine après avoir reçu les lettres, le père Noël prépare une réponse personnalisée pour chaque enfant, signée. L’enfant la recevra en main propre le jour de la fête, avec son cadeau.

Que faut-il transmettre à J‑7 ?

La liste des prénoms, des âges et des allergies. Cette liste fixe la composition des groupes pour les ateliers et les prénoms que le père Noël appellera. Les allergies servent aussi aux ateliers culinaires et au goûter, s’il est retenu.

Comment se déroule le jour J ?

Dans vos locaux, parents présents. Les enfants font deux ateliers en rotation, par groupe d’âge, choisis parmi les boules de Noël, les biscuits, la couronne, le photophore, le maquillage et la sculpture sur ballons. Le choix selon les âges est expliqué dans quelles animations pour un arbre de Noël selon l’âge des enfants.

Puis le père Noël arrive, avec une entrée préparée avec le lieu. Il appelle chaque enfant par son prénom, lui remet son cadeau et la réponse à sa lettre. Viennent ensuite les photos, la remise des créations et le rangement.

Le rétroplanning en un coup d’œil

Quand	Ce qui se passe	Qui agit
De juin à octobre	Demande, proposition chiffrée, validation (en CSE si besoin)	Vous, avec nous
Au plus tard trois semaines avant	Réservation	Vous
J‑21	Envoi du kit de courrier à l’entreprise	Nous
Après J‑21	Les enfants écrivent, les lettres nous reviennent	Les familles, vous
Une semaine après réception	Réponse personnalisée et signée pour chaque enfant	Le père Noël
J‑7	Liste des prénoms, des âges et des allergies	Vous
Jour J	Ateliers, arrivée du père Noël, remise nominative, photos, rangement	Nous

Ce calendrier est celui du format complet, avec le courrier. Sans courrier, il se raccourcit, et la date se regarde au cas par cas.

Et si vous voulez un moment de Noël sans organiser de fête ?

Le format court répond à ce cas. Il garde l’essentiel pour les enfants : le père Noël, son arrivée, son appel par prénom, le cadeau symbolique et les photos. Il se passe des ateliers et du courrier, et c’est aussi lui qui permet d’envisager une date plus proche. Le goûter, le décor et les cadeaux personnalisés s’ajoutent à l’un comme à l’autre format.

Pour le détail des formats, des ateliers et de ce qui est compris, voyez notre arbre de Noël d’entreprise.