Organiser un arbre de Noël en entreprise : le rétroplanning

Quand réserver un arbre de Noël d’entreprise ?

Au plus tard trois semaines avant la date pour la fête complète. Ce délai vient du courrier : chaque enfant écrit au père Noël, et le père Noël lui répond avant la fête. Cet échange demande trois semaines, il ne se compresse pas.

Pour le passage du père Noël, un délai plus court suffit : indiquez-nous la date, le lieu et le nombre d’enfants.

Quand la décision passe par le CSE, elle se prend en réunion : mieux vaut disposer tôt d’une proposition chiffrée et complète, prête à présenter en commission. Le cadre qui s’applique au comité est détaillé dans notre article sur l’arbre de Noël du CSE et les activités sociales et culturelles.

Quelles décisions prendre avant de réserver ?

Quatre points sont à trancher : la date et la salle, le nombre d’enfants, le format et les options.

• La date et la salle. L’arbre de Noël se tient dans vos locaux. L’entreprise fournit une salle ; nous apportons l’équipe, le père Noël, le matériel et les protections.
• Le nombre d’enfants et leurs âges. Il n’y a pas de seuil affiché : l’équipe et le déroulé sont dimensionnés sur le nombre d’enfants, sur leurs âges et sur le format retenu, et chaque groupe d’âge a son encadrement.
• Le format. Deux offres : la fête complète, avec le courrier, les ateliers par groupe d’âge et l’arrivée du père Noël, ou le passage du père Noël, si votre fête est déjà organisée et qu’il ne manque que lui. Il fait alors son entrée, appelle chaque enfant par son prénom et passe un moment avec eux.
• Les options. Un atelier supplémentaire, un conteur, un spectacle, une arrivée du père Noël mise en scène, un photographe et une galerie privée pour les familles, des cadeaux choisis sur mesure et remis par le père Noël, un goûter, un décor, un maquillage, un sculpteur de ballons.

Ce qui fait varier le coût est détaillé dans quel budget prévoir pour un arbre de Noël de CSE.

Que se passe-t-il à J‑21 ?

Vingt-et-un jours avant la fête, l’entreprise reçoit le kit de courrier. Il contient du papier à lettres, des enveloppes et un mode d’emploi. Les enfants écrivent au père Noël, chez eux ou au bureau, et les lettres nous reviennent.

C’est à ce moment que la fête commence pour les familles : l’enfant sait qu’il a écrit, et qu’une réponse arrive.

Que fait le père Noël des lettres reçues ?

Une semaine après avoir reçu les lettres, le père Noël prépare une réponse personnalisée pour chaque enfant, signée. Le père Noël la remet à l’enfant le jour de la fête.

Que faut-il transmettre à J‑7 ?

La liste des prénoms, des âges et des allergies. Cette liste fixe la composition des groupes pour les ateliers et les prénoms que le père Noël appellera. Les allergies servent aussi aux ateliers culinaires et au goûter, s’il est retenu.

Comment se déroule le jour J ?

Dans vos locaux, parents présents. Les enfants font des ateliers en rotation, par groupe d’âge, choisis parmi les boules de Noël, les biscuits, la couronne et le photophore. Le maquillage et la sculpture sur ballons s’ajoutent en option. Le choix selon les âges est expliqué dans quelles animations pour un arbre de Noël selon l’âge des enfants.

Puis le père Noël fait son entrée, appelle chaque enfant par son prénom et lui remet la réponse à sa lettre. Viennent ensuite la remise des créations et le rangement.

Le rétroplanning en un coup d’œil

Quand	Ce qui se passe	Qui agit
Dès que votre date est connue	Demande, proposition chiffrée, validation (en CSE si besoin)	Vous, avec nous
Au plus tard trois semaines avant	Réservation	Vous
J‑21	Envoi du kit de courrier à l’entreprise	Nous
Après J‑21	Les enfants écrivent, les lettres nous reviennent	Les familles, vous
Une semaine après réception	Réponse personnalisée et signée pour chaque enfant	Le père Noël
J‑7	Liste des prénoms, des âges et des allergies	Vous
Jour J	Ateliers, arrivée du père Noël, réponse remise à chaque enfant, remise des créations, rangement	Nous

Ce calendrier est celui de la fête complète, avec le courrier. Pour le passage du père Noël, un délai plus court suffit.

Et si votre fête est déjà organisée ?

Le passage du père Noël répond à ce cas : il ne manque que lui. Le père Noël fait son entrée, appelle chaque enfant par son prénom et passe un moment avec eux. Pour cette offre, un délai plus court suffit. Les options, dont le goûter, le décor et les cadeaux sur mesure, s’ajoutent à l’une comme à l’autre.

Pour le détail des formats, des ateliers et de ce qui est compris, voyez notre arbre de Noël d’entreprise.